Centrul de informații
PASUL 4: ÎNCEPE SĂ VINZI
- 1. Procesare comenzi
- 2. Anularea comenzilor
- 3. Vizualizare detalii plată (PayU)
- 4. Recomandări de împachetare a produselor
- 5. Livrarea produselor
- 6. Procesarea retururilor
1. Procesare comenzi
1.1 Procesare manuală
a) Accesare panou administrare
- Accesează butonul Log in din pagina marketplace.elefant.ro.
- Vei fi redirecționat către pagina de log in în panoul de administrare VTEX.
b) Vizualizarea comenzilor
- Accesează Gestionare comenzi în meniul lateral, după care Toate comenzile.
- Vei putea vedea date statistice generale despre comenzile tale, lista de comenzi conform filtrelor aplicate
și alte
detalii.
c) Filtrarea comenzilor
- Pentru căutarea unei comenzi sau vizualizarea unui grup de comenzi poți utiliza filtrele disponibile:
- La fel, poți utiliza bara de căutare pentru a găsi o anumită comandă după nume client sau ID comandă.
- Accesează comanda de care ești interesat și vei vedea mai multe detalii, printre care: ID comandă, nume
client, valoarea comenzii și statusul comenzii.
- În aceeași pagină mai jos poți vizualiza adresa de livrare, conținutul comenzii, adresa și metoda de
livrare.
- În continuarea paginii poți vizualiza și Metoda de plată, precum și axa temporală cu toate acțiunile
efectuate pe
această comandă.
Accesând butonul Imprimare poți descărca o copie a detaliilor comenzii.
d) Procesarea și facturarea comenzilor
- Din pagina „Detalii comandă” poți procesa și factura comenzi.
- În zona FLUX accesează Începe manipulare comandă.
- Confirmă manipulare comandă.
- Acum poți factura comanda.
- Pentru facturarea comenzii, din pagina „Detalii comandă” accesează Articolele facturii
Trimite o factură.
- În următorul pas vei putea alege să facturezi parțial sau total comanda.
- Completează datele facturii. Tot de aici poți adăuga cod de urmărire pentru colet și selecta să trimiți
factura.
Felicitări! Comanda ta este facturată și gata de livrare!
1.2 Procesare automatizată
Pentru a utiliza metoda automatizată de procesare a comenzilor, prin integrarea aplicației de gestiune Smart Bill și a celor de transport Sameday, Fan Courier, Urgent Cargus, Innoship, urmează pașii de mai jos:
Primul pas este configurarea setărilor:
Din meniul principal accesează 
Aplicațiile Mele:
În aplicațiile instalate, extensia “Seller Order Processing”, accesează setările acesteia:
În funcție de integrările pe care dorești să le instalezi, urmează pașii de configurare potriviți fiecăreia.
- Shipping VAT Percentage: în acest câmp trebuie să completezi taxa TVA pentru costul de livrare.
a) Pentru utilizarea Fan Courier pentru generare AWB bifează Enable FAN Courier Integration și completează următoarele setări:
- FAN Courier Username: nume utilizator cu care te loghezi în platforma FAN Courier.
- FAN Courier Password: parola cu care te loghezi în platforma FAN Courier.
- FAN Courier Client ID: accesează contul tău Fan Courier și găsește ID-ul numeric corelat contului (câmpul ID Client).
- Fan Courier Service: se selectează serviciul din lista propusă (corespondent serviciului de curierat folosit).
b) Pentru utilizarea Urgent Cargus pentru generare AWB bifează Enable Cargus Integration și completează următoarele setări:
- Cargus Username: utilizează username de logare în platforma Cargus (WebExpress).
- Cargus Password: utilizează parola corespunzătoare contului tău Cargus.
- Cargus Primary Key: solicită de la echipa Urgent Cargus. Transmite un e-mail la adresa ecom@urgentcargus.ro și solicită acces API pentru contul tău cu următorul Subscription Key b3946d03eae2415cac5a51d9755a0d68. Ulterior, vei completa această cheie în câmpul respectiv.
- Cargus Location ID: ID-ul punctului de ridicare, se regăsește în contul WebExpress, meniul Agendă Puncte de ridicare;
lista punctelor de ridicare.
- Cargus Price ID: se solicită la adresa de email ecom@urgentcargus.ro.
- Cargus Service: alege serviciul folosit din lista de servicii propuse, cea care corespunde serviciul folosit de tine.
Serviciile asociate contractului se pot vizualiza tot în contul WebExpress, meniul Expedieri Adaugă expediere nouă,
rubrica „Tip produs”.
c) Pentru utilizarea Innoship pentru generare AWB bifează Enable Innoship Integration și completează următoarele setări:
- Innoship API Token: solicită pe email-ul sales@innoship.io de la echipa suport Innoship.
- Innoship Warehouse ID: solicită pe email-ul sales@innoship.io de la echipa suport Innoship.
- Innoship Service: alege serviciul aferent contractului tău Innoship.
- Innoship Courier: alege serviciul aferent contractului tău Innoship.
d) Pentru utilizarea SameDay pentru generare AWB bifează Enable SameDay Integration și completează următoarele setări:
- SameDay Username: folosește username-ul cu care te loghezi în platforma Sameday.
- SameDay Password: folosește parola corespunzătoare contului tău Sameday.
- SameDay Service: alege din lista propusă opțiunea serviciului pe care îl folosești și l-ai setat în contul tău SameDay.
- SameDay Pickup Location ID: solicită pe email la echipa suport Sameday.
e) Pentru utilizarea Smart Bill pentru facturarea comenzilor bifează Enable Smart Bill Integration și completează următoarele setări:
- Allow stock consumption: bifează acest câmp dacă dorești scăderea din gestiune a produselor din Smart Bill.
- Gestiune Smart Bill: dacă ai bifat scăderea automată a stocului (pasul anterior), trebuie să completezi acest câmp. În
contul Smart Bill accesează: Nomenclatoare Gestiuni și adaugă aici numele gestiunii în care se regăsesc produsele
listate pe Elefant Marketplace.
- Smart Bill Username: folosește username-ul folosit la logarea în platformă.
- Smart Bill Api Token: în contul tău Smart Bill accesează Contul Meu Integrări Informații API Token.
- Smart Bill Vat Code: în platforma Smart Bill mergi la Configurare Datele Firmei Generale și copiază câmpul CIF.
-
Smart Bill Series Name: în platforma SmartBill.ro mergi la Configurare Emitere documente Serii și copiază seria
facturii care dorești să se utilizeze în facturarea comenzilor.
- Invoice Shipping Cost: bifează această casetă dacă dorești facturarea costului de transport.
- Shipping Cost Product Name: în acest câmp completează numele liniei de factură pentru transport.
- Shipping Cost Product Code: în acest câmp completează codul pentru taxa de livrare care dorești să se noteze pe factură.
- Use VTEX price Tags: setează acest câmp dacă dorești să se utilizeze codul TVA pe produse, dacă există.
- Smart Bill Default VAT Percentage: completează acest câmp cu procentul default TVA utilizat pentru facturarea produselor.
** De menționat că poți utiliza doar integrarea de generare AWB sau facturare. Nu este necesară utilizarea tuturor integrărilor propuse.
În meniul de setări poți activa notificarea prin email la înregistrarea unei comenzi noi. Pentru aceasta, bifează “Enable notifications for new orders”. Click pe butonul [add more] și completează câmpul de email.
Poți adăuga mai multe adrese de email pentru notificarea comenzilor noi primite utilizând butonul [add more]
După ce te-ai asigurat că ai configurat corect setările poți procesa comenzile.
Din meniul principal accesează 
Procesarea Comenzilor:
În această pagină vei vizualiza lista de comenzi cu detaliile acestora, cu următoarele detalii sau posibile acțiuni:
- Poți vizualiza numărul de comenzi, prețul mediu per comandă și suma totală.
- Poți filtra comenzile după data creării sau statusul acestora.
- Poți căuta o comandă în funcție de număr comandă, destinatar, metodă de plată etc.
- Poți selecta numărul de afișări pe o pagină.
- Poți alege ce câmpuri dorești să vizualizezi în tabelul de comenzi.
Pentru vizualizarea comenzii, dă click pe linia de comandă și poți vizualiza următoarele informații:
- Datele comenzii, detalii client, cost total comandă.
- Adresa de livrare și datele de facturare.
- Detalii produs.
Pentru generare AWB și factură accesează butonul AWB & Factură și ți se va deschide un pop-up pentru selectarea metodelor dorite.
Conform setărilor configurate anterior vei putea alege cu care curier vei livra comanda și metoda de facturare. De menționat că AWB și/sau factura pot fi completate manual.
După selectarea curierului, vei putea completa suma pentru valoarea asigurată, tip colet, număr colete și greutatea coletului. Toate câmpurile vor fi precompletate cu o valoare predefinită - o poți modifica dacă aceasta diferă.
În același pop-up selectează generare factură sau încărcare manuală. După completarea câmpurilor va fi activ butonul GENEREAZĂ și poți da click pe el pentru procesarea comenzii.
După cum am menționat anterior, AWB și Factura pot fi emise individual în sistemele de gestiune și completate în platformă cu următoarele detalii:
- Pentru AWB - tip curier, AWB și link urmărire.
- Pentru factură - data emiterii, număr factură și link factură opțional.
- După completarea tuturor datelor dă click pe butonul GENEREAZĂ.
Pentru comenzile procesate, din tabelul de comenzi poți descărca AWB și/sau factura emisă. De asemenea, poți vedea și statusul de livrare.
2. Anularea comenzilor
- În cazul stocului epuizat sau alte motive de acest fel, solicită anularea comenzii accesând Status comandă Anulare
comandă. După asta trebuie să confirmi această operațiune.
- În situația în care clientul a solicitat o anulare de comandă, confirmă prin accesarea butonului Anulare comandă.
3. Vizualizare detalii plată (PayU)
- Pentru plățile achitate online, vei putea vizualiza tranzacțiile în panoul de administrare PayU.
- Pentru asta accesează https://marketplace.ro.payu.com/account/login/elefant și conectează-te cu email și parola setată anterior.
- Accesează zona Tranzacții din meniul lateral.
- Selectează perioada pentru care vrei să vizualizezi datele sau caută direct dupa ID sau referința internă.
- Pentru fiecare comandă vei vedea suma capturată, valuta, ora tranzacției etc.
Accesând Exportă CSV vei putea descărca raportul de plăți conform filtrelor de căutare setate anterior.
4. Recomandări de împachetare a produselor
Îți recomandăm să împachetezi coletele în ambalaj protector, în funcție de conținutul produselor pe care urmează să le expediezi.
Pe fiecare colet te rugăm să specifici clar:
- numele expeditorului,
- numărul de telefon,
- obligatoriu numele destinatarului,
- adresa completă a destinatarului (POSTCODE, număr casă, nume stradă, oraș),
- numărul de telefon.
În dependență de categoria de produs pe care o livrezi, îți recomandăm următoarele modalități de împachetare:
- Sticlărie, geamuri: ambalaj special compartimentat din lemn, umplut cu polistiren;
- Dulciuri, haine: folosește cutii de carton și folie protectoare, genți de plastic, genți de pânză și folie protectoare;
- Sticlărie, parbrize, geamuri, băuturi / lichide îmbuteliate în sticlă, tablouri, gravuri: folosește ambalaj din lemn / OSB umplut cu polistiren sau alt material protector;
- Echipamente electrocasnice, piese auto: folosește ambalaj din carton presat, umplut cu polistiren sau ambalajul original;
- Frigidere, mașini de spălat, aragaze, hote, cuptoare electrice: folosește ambalaj din lemn / OSB sau din carton presat, umplut cu polistiren sau ambalajul original, în cazul electocasnicelor mari, acestea pot fi livrate în ambalajul oferit de producător;
- Articole de pescuit: ambalaj de carton multiplus, stratificat, umplut cu polistiren;
- Mobilă, piese mobilier și instrumente muzicale: ambalaj de carton presat, umplut cu polistiren și sigilat cu folie protectoare.
Recomandăm evitarea expedierii porțelanurilor scumpe, a sculpturilor și a tablourilor de valoare, fără asigurarea lor. Valoarea ridicată a acestora impune condiții speciale de ambalare, pe care dacă nu le respecți, pot apărea deteriorări.
Nu uita să pui în coletul ce pleacă către client și factura printată a comenzii!
5. Livrarea produselor
Îți recomandăm să respecți timpul de procesare, predare și livrare a comenzilor. Clienții care își primesc comenzile la timp sunt mai fericiți și vor mai comanda produsele tale! La fel, ai șanse mai mari să primești review-uri bune, iar produsele tale să fie recomandate și altor cumpărători!
6. Procesarea retururilor
6.1 Vizualizare cerere retur
Pentru a vizualiza și procesa retururile urmează următorii pași:
a) Din meniul principal accesează 
Returnări Cereri de retur.
b) În această pagină vei putea vizualiza toate cererile de retur pe care le ai. Poți căuta după ID cerere, ID comandă sau poți filtra după perioade de timp sau status.
c) Pentru vizualizarea detaliilor cererii de retur dă click pe 
.
d) În pagina unei solicitări de retur poți vedea detaliile comenzii: detalii comandă/produs, detalii client, detaliile de livrare etc. De asemenea, poți găsi link direct către comandă.
e) În această pagină poți schimba statusul cererii de retur. Alege status nou dorit și adaugă comentariu.
6.2 Înregistrare retur
a) Pentru a procesa cererea de retur a unei comenzi, accesează comanda din pagina detalii cerere retur sau o poți identifica în lista de comenzi, folosind ID-ul ei.
b) Din zona Factură și detalii pachet comandă se selectează butonul Returnare Articole, ca să fii direcționat în pagina Returnare și rambursare pentru a procesa returul.
c) Se selectează produsul și cantitatea returnată (valabil pentru o comandă cu mai multe produse sau același produs în cantitate multiplă).
d) Completează câmpul Valoare suplimentară, după caz, cu taxa de livrare comandă.
e) Completează câmpul Detalii privind returul cu numărul facturii storno.
f) După ce ai completat toate câmpurile, selectează butonul Solicită rambursarea și vei fi direcționat înapoi în pagina detalii comandă. Aici vei putea observa un mesaj de confirmare a returului și detaliile returului înregistrat în zona Articole returnate.
Recomandări:
- Îți recomandăm să emiți un AWB cu plata ramburs a transportului, cu ridicare de la adresa clientului. Detaliile de adresă ale clientului le găsești în pagina cu detalii retur.
- Fii atent/atentă la metoda de plată a comenzii. Pentru comenzile achitate cu card, banii vor fi rambursați automat. În
cazul plăților ramburs, trebuie sa efectuezi transferul aferent produselor returnate în contul IBAN al clientului.
Detaliile clientului se găsesc în pagina cererii de retur.
* pentru un retur Back To Sender (o comandă nerecepționată) se urmează aceeași pași din capitolul Înregistrare retur.
- Conform legislației, clienții au dreptul să returneze produsele comandate în 14 zile. Recomandarea noastră este să procesezi retururile cât mai rapid.
